Las ferias virtuales son un mecanismo extraordinario para publicitar servicios y productos, en especial para agrupar clientes de varios segmentos que tienen la posibilidad de visitar muchos proveedores en un lapso corto y para lograrlo debe hacerse toda la logística de rentar un gran espacio y organizar las grandes sesiones comunes al gremio y con sesiones separadas por temas afines a ciertos grupos.
Las ferias virtuales permiten acercar a vendedores y compradores en un escenario de inversión, experimentar los productos mucho más allá de un catálogo, una foto o verlos en una pantalla de computador.
En el caso de los proveedores de maquinaria de gran tamaño,quienes no se pueden permitir el traslado de sus equipos y si fuera posible,el espacio disponible tampoco permite su instalación, gracias a la realidad virtual, les resulta posible exponer sus productos.
Este novedoso mecanismo permitirá a los clientes tener la experiencia de los productos de una forma divertida,que dejará un recuerdomucho más vivido que una charla o un catálogo.Cuando el evento transcurre en un salón, como máximo podemos tener la lista de los clientes que se inscribieron y los asistentes deambularán por los salones y los stands, muchos de ellos sin un objetivo definido, sin una ruta específica y casi siempre se quedan sin ver aquellos proveedores más interesantes porque sus espacios están siempre llenos.
El segundo sitio para acercar a los clientes resultan ser las conferencias, que generalmente están llenas de personas curiosas que quieren saber de algo nuevo y aquellos potenciales compradores se quedan sin entrar.
Actualmente y gracias a la realidad virtual, se pueden hacer estas mismas reuniones con una cantidad enorme de visitantes, pudiendo todos escuchar y ver al conferencista de manera exclusiva a través de la web, en su computador o en su celular, como un espectador en el salón de conferencias.
Para acceder al material, a ver los productos y contactar a los anunciantes es necesario registrarse en la herramienta de conferencias o en una aplicación.De esta manera siempre tenemos el control de los asistentes, sabemos quién entró y quién salió sin tener que usar tecnología de WiFi o RFID que sólo sirve para un uso.
El anunciante tendrá control de quienes se han registrado a las ferias virtuales, quienes van a entrar a las sesiones separadas y quienes han visitado cada stand, podemos ahorrar el paso de confirmación y reconfirmación telefónica a través de un callcenter y podemos operar la logística desde nuestro computador para mejorar la asistencia.
En la organización de una feria es deseable tener un retorno de al menos el 25% en utilidades y para ellos debemos garantizar que al menos tendremos unas quince órdenes.Si pensamos en el embudo de ventas, para tener esta cantidad de ingresos, deberíamos haber encontrado en la feria unos 150 prospectos que se van a madurar en las siguientes semanas, esto significa que debemos trabajar duro para hablar con muchos asistentes que nos lleven a esos prospectos.
Cuando hacemos una feria virtual, sabemos que quienes entren a las conferencias y quienes utilicen las aplicaciones, son personas interesadas en nuestros servicios y productos en lugar de todos los curiosos que pasan por el stand.La ventaja es que tenemos total control de la lista de asistentes, las gafas, la aplicación y la experiencia van a seguirse utilizando sin límites.
Una feria virtual puede llevarse a cabo en cualquier computador que tenga acceso a internet de banda ancha y en el que se puedan ver fácilmente películas de alta definición.También se utilizan Smartphone, Tablet y gafas de realidad virtual para presentar los contenidos.
De esta forma podemos tener una cantidad casi infinita de experiencias, contenidos y vídeos en una experiencia inmersa sin que el asistente se desplace de su casa u oficina.Es posible encontrar desde conferencias en vivo hasta herramientas de networking y lo más utilizado es la transmisión de sesiones en directo con uno o varios presentadores.
Se pueden recibir preguntas en tiempo real y el presentador o su asistente pueden seleccionar las más interesantes y responderlas en tiempo real, otra opción es preparar entrenamientos específicos con la posibilidad de certificar lo aprendido a través de una serie de preguntas que permiten calificar cada persona.
Como todas estas sesiones pueden grabarse, es posible presentarlas al público posteriormente, añadiendo material que resulte interesante para ciertos asistentes y para el proceso de networking entre invitados y expositores es posible diseñar mesas redondas, paneles de presentadores y herramientas de interacción para los invitados.
Con respecto a la presentación de los productos es posible diseñar stands virtuales que se pueden visitar como espectador;o bien presentar el material de forma que el asistente pueda experimentar el uso del mismo como si lo tuviera en sus manos.
Es común reunir a ciertos profesionales para presentar novedades, compartir hallazgos, lanzar productos de última tecnología, a través de la realidad virtual puede conseguirse el mismo resultado con una inversión mucho menor, siendo reutilizable y se puede entregar al asistente o a la fuerza de ventas para su uso en las visitas personalizadas.
De esta forma, asistentes de cualquier parte del mundo pueden acceder al conocimiento simultáneamente ahorrando tiempo, dinero y quedándose con la información completa de los visitantes, puede mejorar el indicador de asistencia puesto que una gran cantidad de interesados se queda por fuera del evento debido a sus agendas apretadas o porque la capacidad del sitio se terminó.
El evento puede ser presentado a cualquier persona que hable el idioma, pero incluso puede ser traducido a otro idioma.Gracias a estas herramientas, podemos llegar a geografías distantes, entregar el conocimiento ya grabado o bien transmitir en vivo por la vía del streaming en Facebook, Instagram, Zoom, etc.
De esta forma podemos alcanzar una mayor cantidad de personas, a cualquier distancia y sin distingos profesionales, otra ventaja es que los presentadores tienen también una agenda apretada y no es fácil reservar su tiempo aunque lo hagamos con la suficiente antelación.
Con la difusión virtual es posible que ellos saquen de su agenda un par de horas comparado con dos o tres días que se requieren para su presencia física.La marca mejora su imagen, se percibe accesible y deja la sensación de preocuparse de muchos más clientes que de la manera tradicional.
Poder interactuar de una forma novedosa con el material, los productos y las situaciones que presentamos hace que estos eventos sean inolvidables.Poder hacer que el asistente experimente con el producto, el conocimiento o el material de entrenamiento a través de sus gafas o del computador mejorala concentración, la adherencia del conocimiento transmitido y la recordación de la marca. Sin duda alguna, un evento virtual traerá mejores resultados, mejores negocios y mucha más información útil para los invitados.
